Email hosting là gì?

(vietnix.vn)

Hiện nay, có rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp quan tâm và sử dụng dịch vụ Email Hosting hay còn gọi là dịch vụ lưu trữ email. Vậy email hosting là gì? Có nên sử dụng email hosting không? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ những thông tin cần biết về dịch vụ này.

Email hosting là gì?

Email hosting là một dịch vụ email có tên miền riêng được hoạt động trên một hệ thống Hosting riêng biệt. Email hosting có thể tùy chỉnh cấu hình và số lượng tài khoản. Hơn nữa, dịch vụ này có đô bảo mật rất cao.

Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hosting phục vụ cho các doanh nghiệp có lưu lượng email cao, yêu cầu tên miền riêng của họ để dễ phân biệt hơn. Địa chỉ email của doanh nghiệp được lưu trữ thông thường có định dạng là [email protected].

Email hosting có tính năng bảo mật cao, cho phép người dùng tùy chỉnh số lượng tài khoản cũng như cấu hình.

Ví dụ: [email protected] hoặc [email protected]

Hầu hết các công ty lưu trữ web cũng cung cấp cho bạn dịch vụ lưu trữ email. Tuy nhiên, phần lớn dịch vụ Email hosting do các công ty lưu trữ web cung cấp chỉ cung cấp cho bạn email POP3 và những kiến ​​thức cơ bản về bảo vệ chống spam / virus máy tính và các tính năng khác.

Lợi ích khi sử dụng email hosting là gì?

Email hosting mang đến khá nhiều lợi ích cho khách hàng, đặc biệt là đối với khách hàng doanh nghiệp. Một số lợi ích tiêu biểu có thể kể đến như:

Nâng cao độ nhận diện thương hiệu

Lợi ích đầu tiên mà doanh nghiệp nhận được khi sử dụng email hosting là nâng cao được khả năng nhận diện thương hiệu và gây ấn tượng với khách hàng.

Nhiều trường hợp, khách hàng nhận được email chỉ cần nhìn vào tên email sẽ nhận ra ngay doanh nghiệp đó hoặc nhớ ngay đến sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đó cung cấp, vì thế tỷ lệ mở và đọc mail của khách hàng sẽ cao hơn so với việc gửi đi từ các địa chỉ Email khác không phải là email hosting.

Mang tính chuyên nghiệp

Doanh nghiệp sử dụng email hosting sẽ mang đến sự chuyên nghiệp hơn trong vận hành, chuyển đổi thông tin nội bộ cho nhân viên, giao tiếp với đối tác, khách hàng và các bên liên quan. Nó tạo ra một cảm giác tin tưởng mà các tên địa chỉ email ngẫu nhiên sẽ không có được.

Người dùng có thể dễ dàng quản trị, tùy chỉnh cấu hình cũng như số lượng tài khoản Email theo ý muốn. 

Hạn chế Email rơi vào hộp spam, thư rác

Phần lớn các email được gửi dưới định dạng email hosting sẽ không bị rơi vào mục Thư rác của người nhận. Đây là một lợi ích tuyệt vời khi hàng ngày một người có thể nhận được rất nhiều email quảng cáo, chương trình ưu đãi từ các nhãn hàng, doanh nghiệp,… Việc Email của bạn được đưa vào hộp thư chính sẽ giúp chiến dịch gửi mail của doanh nghiệp đạt hiệu quả tối ưu.

Các gói dịch vụ Email Hosting của Vietnix thiết kế đảm bảo tỷ lệ email vào inbox 99%, và giúp chống spam và virus

Tính bảo mật cao

Tính bảo mật của email hosting được đánh giá cao vì nó vận hành theo hệ thống. Khi người dùng đăng nhập vào hệ thống email hosting thì tất cả các dữ liệu được gửi đến và đi từ máy chủ sẽ được mã hóa cho đến khi người dùng đăng xuất. Điều này sẽ đảm bảo mọi thông tin của người dùng được bảo mật ở mức cao nhất.

Không gian lưu trữ lớn

Tính năng nổi bật của email hosting là dung lượng email lớn và lưu trữ được số lượng lớn tệp gửi kèm. Do đó, người gửi tránh việc bị giới hạn về nội dung email hoặc dung lượng của tệp đính kèm. Nhờ đó, nội dung của email của bạn sẽ được trau chuốt, chỉn chu, đầy đủ và đẹp đẽ hơn, gây ấn tượng với người nhận.

Tối ưu chi phí

Lợi ích về chi phí khi doanh nghiệp sử dụng email Hosting là gì? Việc sử dụng dịch vụ Email Hosting chắc chắn giúp doanh nghiệp tối ưu về chi phí nhờ tiết kiệm rất nhiều thời gian và tài nguyên so với việc mua cơ sở hạ tầng email cũng như phải thuê thêm nhân viên IT để duy trì và vận hành.

Chương trình ra mắt dịch vụ VPS NVME tốc độ cao

Cách đặt tên Email theo tên miền hiệu quả

Có thể thấy email theo tên miền có rất nhiều lợi ích, nhưng bên trên mới chỉ là về tính năng. Để thực sự tận dụng hiệu quả email theo tên miền, bạn cũng cần biết cách đặt tên sao cho phù hợp nhất và có tính chuyên nghiệp. Điều này sẽ phần nào giúp ích cho bạn trong quá trình giao tiếp với đối tác và khách hàng.

Tại sao tên Email theo tên miền lại quan trọng?

Hãy tưởng tượng bạn đang gặp một khách hàng tiềm năng về một dự án phát triển kinh doanh mới. Cuộc họp diễn ra tuyệt vời và bạn nhận ra rằng bạn sắp hoàn tất giao dịch với khách hàng này. Khách hàng yêu cầu bạn cung cấp địa chỉ email của bạn để họ có thể gửi cho bạn hợp đồng chốt giao dịch. 

Email của tôi là [email protected]
Email của tôi là [email protected].vn 

Trong khi cả hai đều là địa chỉ email hợp lệ nhưng chúng gợi ra những phản hồi hoàn toàn khác nhau. Khi bạn bắt buộc phải xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, nghiêm túc về bản thân hoặc công ty của bạn, thì Gmail.com sẽ không làm được điều đó. 

Địa chỉ email theo tên miền có thể không mang lại cho bạn công việc, nhưng nó không khiến khách hàng mất lòng tin vào bạn. Nói cách khác, địa chỉ email theo tên miền mang lại cho bạn thêm uy tín và độ tin cậy mà địa chỉ email Gmail.com (hoặc Yahoo.com,…) không thể cung cấp.

Những gì nên đứng trước @?

Khi tạo địa chỉ email tên miền, hãy nghĩ về nó giống như cách bạn làm khi tạo một trang web mới. Bạn có thể sử dụng tên, họ của mình hoặc những từ chung chung như “lienhe” hoặc “support”, biệt hiệu như “ceo” hoặc bất kỳ tên nào khác mà bạn có thể nghĩ ra. 

Nếu bạn muốn an toàn, hãy đặt tên, họ của bạn hoặc kết hợp cả hai. Ngoài ra, cố gắng không sử dụng biệt hiệu – Người nhận của bạn có thể khó chịu khi không biết bạn thực sự là ai và mọi người thường không coi trọng bạn. Ví dụ: [email protected] có thể là một ý tưởng hay và nó có thể hiệu quả đối với bạn bè của bạn. Nhưng đối với những người không biết bạn, nó có thể không chuyên nghiệp. Bạn cũng nên tránh sử dụng các từ (hoặc số) khiến địa chỉ mail trở nên dài và khó nhớ.

Địa chỉ Email tên miền có phân biệt chữ hoa, chữ thường không?

Câu trả lời là có, địa chỉ email tên miền phân biệt chữ hoa chữ thường.

Mỗi địa chỉ email đều có ba phần: Hộp thư (phần đứng trước “@”), bản thân “@” và tên miền (phần đứng sau “@”).

Phần tên miền của địa chỉ email không phân biệt chữ hoa chữ thường. 

Ví dụ: [email protected] giống với [email protected]

Tuy nhiên, phần hộp thư phân biệt chữ hoa chữ thường. 

Ví dụ: [email protected] khác với [email protected]

Để loại trừ bất kỳ sự nhầm lẫn nào và để giảm thiểu rủi ro gửi thất bại do khác biệt về chữ hoa chữ thường, bạn nên luôn sử dụng các ký tự viết thường khi tạo địa chỉ email tên miền mới.

Định dạng Email doanh nghiệp phổ biến

Định dạng tên người dùng	Ví dụ: Nguyễn Hưng, tên miền doanh nghiệp: vietnix.com.vn
Chỉ tên	[email protected]
Tên, họ viết tắt	[email protected]
Họ và tên	[email protected]
Tên hộp thư đến chung hoặc theo phòng ban	[email protected] [email protected] [email protected] ….

Nhìn chung cách đặt tên email theo tên miền cũng quan trọng không kém cách bạn đặt tên miền chính cho địa chỉ website của bạn.

Nếu như email theo tên miền cần đến email eosting thì website sẽ cần đến web hosting. Tiếp sau đây Vietnix sẽ cho bạn những so sánh cụ thể về sự khác nhau giữa hau loại hosting này.

Sự khác biệt giữa web hosting và email hosting là gì?

Máy chủ web hosting cung cấp các trang web khi ai đó nhập domain tương ứng vào trình duyệt. Trong khi email hosting sở hữu máy chủ mà từ đó nội dung được tìm nạp khi email được gửi đến [email protected]. 

Ranh giới giữa email và lưu trữ web đã trở nên mờ nhạt trong những năm gần đây. Khi nhiều nhà cung cấp cung cấp các gói kết hợp bao gồm email hosting miễn phí cho tài khoản của bạn khi mua gói web hosting. May mắn thay, các vai trò và trách nhiệm xảy ra phía sau hậu trường thực sự khá đơn giản. Web hosting và email hosting là 2 thực thể riêng biệt có thể sống ở những nơi khác nhau.

• Web Hosting: Nói một cách ngắn gọn, máy chủ lưu trữ web là một dịch vụ cho phép một doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân đăng trang web của họ trực tuyến và làm cho trang web đó có thể xem được cho tất cả mọi người trên Internet. Máy chủ lưu trữ web sẽ phân bổ không gian kinh doanh để lưu trữ các tệp của họ trên máy chủ web và sau đó trang web của họ có thể hoạt động và có thể truy cập trực tuyến.

• Email hosting: Máy chủ lưu trữ email là nhà cung cấp thuê máy chủ email cho người dùng của họ. Bằng cách sử dụng máy chủ lưu trữ email, các doanh nghiệp có thể sử dụng tên miền của họ trong email của họ và có các email đến và đi của họ được quản lý bởi một máy chủ thư chuyên dụng. 

Tìm hiểu thêm về Web hosting là gì để hiểu rõ hơn nhé!

Bạn có thể tham khảo thêm: Mua hosting ở đâu giá rẻ? Top 9 hosting tốt nhất, uy tín 2023

Phân biệt email hosting và email server

Dưới đây là bảng so sánh giữa email Hosting và email server để các bạn có thể phân biệt một cách rõ ràng:

Email server

Email hosting

Email server (máy chủ thư điện tử) là một loại máy dùng để gửi và nhận thư. Đây là giải pháp email có tốc độ ổn định, liên tục và khả năng bảo mật cao mà các doanh nghiệp sử dụng để quản lý và truyền thông nội bộ. Khi lựa chọn email server là doanh nghiệp cần phải đầu tư một hệ thống máy chủ đạt tiêu chuẩn. Vì hoạt động trên một máy chủ chuyên biệt, nên Email server có thể thực hiện tốt các chức năng như: – Gửi và nhận mail trong nội bộ doanh nghiệp. – Quản lý toàn bộ các tài khoản mail trong hệ thống. – Nhận mail từ email server của sender và phân phối cho các tài khoản trong hệ thống. – Email server cho phép người dùng duyệt mail trên webmail hoặc outlook.

Đây là một dịch vụ thư điện tử được cung cấp trên một hệ thống máy chủ chuyên biệt. Khi lựa chọn email hosting, doanh nghiệp không cần thiết phải đầu tư một hệ thống máy chủ mạnh nhưng vẫn đảm bảo hệ thống mail hoạt động ổn định và hiệu quả. Sử dụng Email hosting giúp việc gửi nhận thư diễn ra mọi lúc mọi nơi đồng thời đảm bảo các tư gửi đi luôn vào inbox.

Có thể thấy Email server bao gồm hầu như toàn bộ các tính năng của email hosting. Không những vậy, do sử dụng một máy chủ riêng biệt nên Email server có tính bảo mật cao hơn đồng thời được bổ sung thêm tính năng ngăn chặn virus và spam rất tốt.

Bên cạnh đó khi sử dụng Email server, người dùng có thể duyệt mail ngay trên webmail hoặc thông qua các chương trình được cài đặt sẵn trong máy tính.

Nên sử dụng dịch vụ email hosting miễn phí hay trả phí?

Đối với dịch vụ email hosting trả phí, giá trị của mỗi dịch vụ tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Bạn có thể dành thời gian để đánh giá nhu cầu sử dụng email của mình để lựa chọn được gói email hosting hiệu quả.

Ngoài ra, dịch vụ web-hosting email miễn phí cho phép bạn gửi và nhận thư cũng như quản lý tài khoản email của mình thông qua webmail (POP) và ứng dụng email (IMAP). Ví dụ một vài địa chỉ email miễn phí bao gồm Gmail và Yahoo. Có rất nhiều tùy chọn email hosting miễn phí mà bạn có thể đã quen thuộc: Gmail của Google, Hotmail của Microsoft, Mail Yahoo và AOL là những cái tên quen thuộc.

Dưới đây là một số ưu và nhược điểm của email hosting miễn phí:

Ưu điểm

• Email hosting miễn phí không có cam kết hoặc hợp đồng.
• Các dịch vụ email miễn phí thường cung cấp đủ dung lượng lưu trữ file để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và cá nhân.

Nhược điểm

• Có thể có các biểu ngữ gây khó chịu hoặc quảng cáo trên/ngoài trang.
• Các biện pháp bảo mật yếu hơn.
• Thiếu trợ giúp dự phòng và các tùy chọn hỗ trợ khách hàng.
• Khách truy cập nghi ngờ tính xác thực của bạn.
• Không gian lưu trữ cloud ít hơn.
• Không có domain name được cá nhân hóa ([email protected]) dẫn đến các địa chỉ email khó nhớ, dài và không có thương hiệu.
• Giới hạn tần số email có thể gửi trong một khoảng thời gian.

Như đã chia sẻ trong phần ưu – nhược điểm, email hosting tuy sở hữu nhiều ưu điểm khác nhau nhưng đồng thời cũng tồn tại nhiều điểm bất cập và hạn chế về dung lượng, thời gian sử dụng, tính năng,…

Nếu bạn muốn sử dụng một dịch vụ email hosting chất lượng có đầy đủ tính năng, hoạt động ổn định,… thì dịch vụ Email Hosting của Vietnix chính là giải pháp tối ưu nhất dành cho bạn. Vietnix là nhà cung cấp dịch vụ Hosting, VPS, Email Hosting,… được nhiều khách hàng tin dùng trên thị trường hiện nay.

Khi sử dụng dịch vụ Email Hosting Vietnix, bạn sẽ nhận được những lợi ích sau:

• Tăng tỉ lệ inbox tới 99%: Địa chỉ IP uy tín cùng hệ thống giám sát chặt chẽ từ Vietnix sẽ giúp doanh nghiệp tránh spam email và giúp tăng tỉ lệ email vào inbox tới 99%.
• Chống thư rác: Hệ thống email tên miền được tích hợp công nghệ Antispam, Antivirus cùng phần mềm bảo mật cao cấp của Vietnix sẽ giúp ngăn chặn virus, chống email spam,… cực kỳ hiệu quả.
• Hỗ trợ chuyển email từ Google Workspace: Nếu bạn đang sử dụng email tên miền của Google Workspace thì sẽ được hỗ trợ chuyển về Email Hosting của Vietnix nhanh chóng, liền mạch và hoàn toàn miễn phí.
• Quản trị dễ dàng: Với giao diện quản lý thân thiện, đầy đủ tính năng thêm, sửa, xóa email, đổi mật khẩu,…
• Hỗ trợ Email Relay: Bên cạnh việc dùng để tạo email tên miền thì Email Hosting của Vietnix còn có thể được dùng như một Email Relay server để tích hợp vào website, máy chủ giúp tối ưu quá trình gửi mail.
• Đặc biệt, nếu bạn chưa biết nên sử dụng gói dịch vụ nào cho phù hợp với doanh nghiệp thì nhân viên Vietnix sẽ tư vấn chi tiết và giúp bạn đưa ra quyết định chính xác nhất. Ngoài ra, đội ngũ kỹ thuật luôn làm việc 24/7 giúp bạn giải quyết mọi vấn đề, sự cố bất ngờ xảy ra.

Vietnix luôn chú trọng đầu tư hạ tầng và nhân lực để giúp khách hàng có thể an tâm phát triển kinh doanh mà không cần bận tâm những vấn đề về kỹ thuật. Nhanh tay đăng ký dịch vụ Email Hosting bảo mật, ổn định và chất lượng được hỗ trợ bởi đội ngũ kỹ thuật hàng đầu ngay hôm nay!